Il mondo e sempre più in smart working ma smart working non vuol dire solo lavorare da casa, i freelance che lavorano nella comunicazione questo lo fanno già da tempo. Qual’è il prossimo passo, quali sono e come si stanno evolvendo gli strumenti a nostra disposizione? Cos’è il Co-design e quali sono le possibilità di collaborare in remoto nel design?
Adobe punta su XD per cercare di recuperare strada rispetto a Figma chi altro gioca la partita del cloud based design. Quali sono i vantaggi per noi designer?
Oggi parliamo di design da remoto, un mondo che si che si è evoluto negli ultimi anni è che sempre di più ci permette di ricreare a distanza le dinamiche del lavoro in presenza.
Il concetto di smart working sembra nuovo e forse per qualcuno lo è, se pensiamo alle grosse aziende, o agli uffici pubblici, ha portato sicuramente uno stravolgimento nell’organizzazione di queste realtà.
Ma se per smart working intendiamo lavoro da casa, allora per la maggioranza dei freelance è già la normalità da anni. Per alcuni è una questione economica, per altri una scelta di vita. Per un freelance il lavoro da casa è sicuramente un’esperienza che ha già vissuto anche solo nel periodo di inizio carriera in cui i mezzi sono limitati e una postazione in co-working o uno spazio tutto nostro non sono ancora una priorità.
Da quando le connessioni hanno iniziato ad essere abbastanza potenti da permettere uno scambio file in tempi accettabili il lavoro da casa è diventato una realtà per molti, liberi professionisti e non, della creatività.
Purtroppo lo smart working quindi ha ben poco di smart, in molti casi si traduce con “lavoro da casa”, qualcuno che invece che da un ufficio sta lavorando dalla propria abitazione e consegna i file al proprio committente o al proprio responsabile / cliente tramite email, in cambio riceve un feedback e questo loop va avanti finché non si riesce ad arrivare al lavoro finito.
Lo step successivo, verso un lavoro un po’ più smart, può essere l’utilizzo di una piattaforma di trasferimento file come ad esempio WeTransfer. WeTransfer ci permette di trasferire dei file molto grandi e questo aspetto è molto interessante, specialmente se ci occupiamo di video e dobbiamo “muovere” dei file dalle dimensioni importanti.
Si riesce ad inviare file che vanno fino a 2 giga nella versione gratuita e fino a 20 giga nella versione Pro. Capite bene quindi che WeTransfer ha un suo perché, ma ha anche i suoi limiti perché dovrò comunque caricare i file di volta in volta su WeTransfer stesso, la piattaforma poi manda una mail al destinatario e il destinatario dovrà scaricare i file per visionarli.
Quindi ogni volta ci sono ci sono un po’ di passaggi che si ripetono ad ogni scambio di file. Nel momento in cui pensiamo a un lavoro fatto in team se il primo freelance lavora su un file lo carica, un secondo freelance lo scarica, apporta le modifiche e lo ricarica nuovamente… insomma ci sono tutta una serie di momenti in cui in cui si perderà del tempo, e poi il Wetransfer scade (dopo 7 gg) e vi trovate a dover rimandare tutto da capo perché l’altro non si è accorto in tempo.
I freelance sono anni che si ingegnano a cercare soluzioni sempre un po’ più avanzate, WeTransfer come abbiamo visto è una di queste e in certi casi torna ancora utile, certo il processo lavorativo può essere lento.
Quando arriva un progetto un po’ più complesso e abbiamo bisogno di collaborare con altri designer, il processo si complica un po’ ma grazie al cloud storage, riusciamo a tagliare qualche passaggio.
Il concetto di cloud storage di base lo conosciamo già tutti ci sono un sacco di piattaforme come Google Drive, Onedrive, Creative Cloud, iCloud, Dropbox ecc. ecc. che offrono questo servizio uno spazio online su cui caricare i nostri file per poterli poi raggiungere da tutti i nostri dispositivi.
Generalmente queste piattaforme ci permettono anche di installare un client su ogni computer e avere la sincronizzazione dei file automatica in tempo reale, eliminando di fatto i momenti “morti” di upload / download. Ogni componente della squadra può lavorare su una stessa cartella condivisa, sugli stessi file e anche il cliente finale può visionare, volendo, il file sulla stessa piattaforma.
Il processo di collaborazione in questo caso è un po’ più veloce, bisogna stare attenti perché si lavorano i file sempre “off-line” e poi si sincronizzano, quindi possono nascere conflitti se non si fa un corretto versionamento dei file.
Ma basta mettersi d’accordo con con il resto della squadra, e al massimo fare più versioni dei file così da evitare di sovrascrivere il lavoro altrui. Per il cliente è possibile creare una cartella contenente solo gli export delle lavorazioni così che possa vedere e commentare il lavoro in corso.
Certo non ci sarà mai quel momento tipico di confronto che nasce quando si lavora uno di fianco all’altro, e questo è il nostro punto di partenza di oggi. C’è un’esperienza che si avvicina di più a quella della presenza fisica?
Spoiler: si c’è.
Da un pò di tempo esistono delle soluzioni per poter collaborare in maniera più avanzata noi abbiamo provato a testarne alcuni dal punto di vista della possibilità di collaborazione in team, abbiamo diviso i software in due categorie principali “Design Web based” e “Co-design”.
Design web based
In questa categoria troviamo tutti gli strumenti che funzionano da browser, quindi “web based” appunto. Ne abbiamo individuati 4 da prendere in analisi: Adobe Spark, Invision freehand, Mural e Miro.
Adobe Spark
Adobe Spark è un’app gratuita per la progettazione disponibile online e da dispositivi mobili. Con Spark si possono realizzare grafiche per i social, pagine web (hostate da Adobe), brevi video, è la versione di Adobe del più celebre Canva.
Collaborare su Spark è possibile se abbiamo un account a pagamento, si può invitare uno o più membri del nostro team a lavorare sullo stesso progetto e condividere un link con un cliente per ricevere dei feedback.
Spark non ci permette di lavorare contemporaneamente in più persone sullo stesso file, al nostro tentativo di accesso contemporaneo la risposta è stata “un altro utente sta modificando questo progetto”. La piattaforma non crea neanche un versionamento del progetto quindi bisogna coordinarsi bene con il resto della squadra per evitare che un membro apporti modifiche irreversibili, si può comunque creare dei duplicati dei progetti e lavorarci in maniera indipendente così da avere poi le varie versioni.
Quest’ultimo caso è uno dei vantaggi dei software web based, se partiamo infatti dal lavoro creato da un nostro collaboratore, a differenza del tradizionale passaggio di consegne, non avremo bisogno di creare pacchetti, installare font, condividere risorse… è già tutto lì e possiamo iniziare a lavorare sin da subito, con un notevole risparmio di tempo e di mal di testa se, ad esempio immaginiamo di passare un progetto da Mac a un PC.
Invision freehand, Mural e Miro
In questo caso parliamo di software pensati per la fase pre progettuale, per creare delle board di brainstorming, dei wireframe, diagrammi e in generale per condividere con la nostra squadra i ragionamenti che sono alla base del progetto.
Sono software che ci mettono a disposizione degli strumenti di disegno troppo basilari per poter immaginare di produrre degli esecutivi, ma sono ideali per condurre sessioni di brainstorming da remoto, ci permettono di condividere un pensiero in tempo reale e possiamo utilizzarli ad esempio per la definizione di una sprint insieme al cliente o per realizzare esercizi utili all’analisi del brand e del prodotto.
Possiamo riprodurre in remoto una board su cui attaccare i nostri post it, scrivere appunti disegnare schemi e mappe concettuali, rappresentare user flows. Nel caso di Invision poi si può collegare tramite plugin a photoshop o sketch così da poter importare il nostro design e aggiungere commenti e nuovi ragionamenti. Sono tutte piattaforme principalmente orientate al mondo del web design e alla UX.
Con questi software è possibile collaborare in real time con la nostra squadra, ed ecco che iniziamo ad avvicinarci al concetto ricreare online l’esperienza di una sessione di lavoro di gruppo.
Design Web Based – Vantaggi
- Condivisione instantanea con collaboratori
- Lavoro da browser, non mi serve una macchina potente, anzi posso usare anche un iPad
- Feedback direttamente onlinex
Design Web Based – Svantaggi
- Dove sono i miei file? (O anche.. chi ha cancellato tutto?)
- Esistono solo per alcune professionalità
- Tool limitati a singole fasi di lavoro
Co-design
In questa categoria troviamo quei software che ci permettono di disegnare “uno a fianco all’altro”, cioè in real time, in due o più membri, e poter produrre degli esecutivi per i nostri clienti.
Tra i software di disegno veri e propri abbiamo aggiunto anche un intruso, Google slide. Google slide però rientra a pieno titolo nella categoria, non so se avete mai provato a collaborare con qualcuno su una presentazione realizzata con Google Slide. Ci permette di lavorare in due o più persone contemporaneamente, di vedere su cosa stanno lavorando gli altri utenti e di produrre un esecutivo, in questo caso si limita però alle presentazioni. I concetti di base ci sono già tutti.
Canva
Ecco se vogliamo provare a fare ancora un passo avanti possiamo passare a Canva. Canva è forse il software che mi ha più stupito infatti, nonostante sia dedicato principalmente ad un pubblico di non grafici, permette di realizzare tanti tipi di elaborati e anche di collaborare in team in real time.
Su Canva infatti si riesce a lavorare sullo stesso progetto contemporaneamente in più persone, la condivisione e avviene in maniera piuttosto semplice, abbiamo un tasto dedicato dal quale è possibile decidere se il nostro collega sarà in grado di apportare modifiche al progetto o solo vedere a commentare. Quest’ultimo caso è molto utile se dall’altra parte c’è il nostro committente che potrà così fornire dei feedback molto precisi di fianco alla tavola.
Adobe XD
Adobe XD a differenza di quanto visto fino ad adesso lavora sia in locale che su cloud. XD è un software pensato principalmente per i contenuti digitali, quindi UX/UI (design e prototipazione) e contenuti per i social. Adobe XD va installato sul proprio computer, è un software abbastanza leggero perché lavora principalmente in vettoriale, esiste anche una versione gratuita con qualche limite.
Da qualche mese Adobe su XD spinge sul design in cloud, hanno creato un file format apposito XDC e un sistema chiamato “Comproprietà avanzata” (in beta nel momento in cui scriviamo) che ci permette di collaborare in real time con il nostro team sullo stesso file. XD crea automaticamente un versionamento e salva, sempre in automatico, i file XDC mentre lavoriamo, quindi capite già che si rivolge ad un’utenza più professionale. Il limite della versione gratuita è che si può avere solo un documento condiviso con altri, se invece abbiamo la licenza a pagamento non ci sono limiti di file e collaboratori, solo lo spazio che è di 100GB sul cloud adobe, spazio più che sufficiente per i progetti di XD che di possono pesare anche solo qualche decina di MB.
Interessante che se un utente ha la licenza di XD o della suite Creative Cloud, quindi la versione a pagamento, può condividere con un utente che ha solo la versione gratuita, tutti i file che vuole, ovviamente la proprietà dei file rimarrà sempre la stessa, ma diventa uno scenario interessante, considerato che include anche i font di Adobe, specialmente se in squadra ci sono degli studenti o dei freelance junior che potranno continuare ad usare la versione free senza preoccuparsi dei limiti. Questo è il software che utilizzo quotidianamente, anche perché dialoga abbastanza bene con il resto della suite Adobe, quindi ad esempio posso copiare ed incollare tra un file Illustrator o di Indesign e un file di XD.
Figma
Figma è il software per eccellenza quando si parla di collaborazione in tempo reale. Anche in questo caso ci troviamo a parlare di un software principalmente dedicato alla UX/UI, Figma è l’unico tra i software presi in analisi che funziona sia da browser che localmente, tramite app.
Si può collaborare in real time sullo stesso progetto in due (nella versione free) o più membri della squadra se passiamo alla versione professionale. Avendo una versione completamente gratuita, intorno a Figma si è creata una grossa community di designer, il che ha portato allo sviluppo di tantissimi template, librerie ed elementi che possiamo duplicare e utilizzare come base per i nostri progetti. Anche in questo caso possiamo produrre elaborati solo per il digitale, quindi web, social, presentazioni, moodboard ma anche schemi, wireframes, illustrazioni semplici e poi tramite plugin si possono realizzare prototipi con vari livelli di realismo.
Anche su Figma viene generato automaticamente un versionamento che include gli ultimi 30 giorni di cronologia nella versione gratuita e illimitata in quella a pagamento. Per avere un termine di paragone, XD include 10 giorni nella versione gratuita, 30 giorni se si acquista la singola app, 60 giorni se avete l’intera suite.
Certo in ogni caso se un progetto dura mesi, conviene creare anche noi varie versioni a prescindere dall’automatismo, in modo da poter sempre tornare indietro quando ci serve.
Figma Organization sembra essere un’ulteriore possibilità per poter condividere ancora di più il flow lavorativo di uno studio se ragioniamo su un’azienda più ampia che condivide ad esempio un unico design system di riferimento.
Co-Design – Vantaggi
- Feedback direttamente online
- Collaborazione in tempo reale
- Lavoro da browser, non mi serve una macchina potente, anzi posso usare anche un iPad (non vale per Xd)
- Posso lavorare anche offline (Xd e Figma)
- Versionamento automatico (Xd e Figma)
Co-Design – Svantaggi
- Possibili sovrapposizioni
- Esistono strumenti solo per alcune professionalità
My two pixels
Per tutte le piattaforme analizzate esiste una versione gratuita, quindi siamo liberi di provare i software e capire se può fare o meno al caso nostro. I meccanismi di pricing sono abbastanza simili, più cresce il team di lavoro più pagheremo, in molti casi si paga un abbonamento per membro.
Lascio a voi andare a spulciare le soluzioni che offrono le varie piattaforme, dal mio punto di vista la ricerca è stata super interessante, ho scoperto e provato degli strumenti che non conoscevo, e mi sono reso conto che il Design da remoto in real time è già una realtà, e che può essere una grande risorsa per un lavoro di squadra svincolato dalla posizione geografica.
